1- Begin with a greeting
Sempre inicie o e-mail com um cumprimento, (ex: “Dear Lillian”).
Se seu relacionamento como leitor é formal, use o sobrenome (ex. “Dear Mrs. Price”).
Se seu relacionamento for informal, você pode apenas dizer, “Hi Jan”.
Se você não sabe o nome da pessoa que lerá o e-mail use: “To whom it may concern” or “Dear Sir/Madam/Mr./Ms./Dr.”.
Se seu relacionamento for informal, você pode apenas dizer, “Hi Jan”.
Se você não sabe o nome da pessoa que lerá o e-mail use: “To whom it may concern” or “Dear Sir/Madam/Mr./Ms./Dr.”.
2- Thank!
Se está respondendo um questionamento de um cliente, você deve começar sempre agradecendo.
Se alguém fez uma pergunta à sua empresa, você pode dizer: “Thank you for contacting ABC Company”.
Se alguém responder seus e-mails, diga “Thank you for your prompt reply” ou “Thanks for getting back to me”. Agradecer o leitor diminui a tensão que pode ter por algum assunto desagradável, e isso deixa o texto mais educado.
Se alguém fez uma pergunta à sua empresa, você pode dizer: “Thank you for contacting ABC Company”.
Se alguém responder seus e-mails, diga “Thank you for your prompt reply” ou “Thanks for getting back to me”. Agradecer o leitor diminui a tensão que pode ter por algum assunto desagradável, e isso deixa o texto mais educado.
3- State your purpose
Vá direto ao ponto no início do corpo do e-mail. ex: “I am writing to enquire about …” ou “I am writing in reference to …”.
Deixe o propósito do e-mail bem evidente logo de início, e então explique mais detalhadamente argumentos ou preoculpações. Lembre-se que as pessoas querem ler os emails rapidamente, então prefira frases curtas e diretas.
Formal
- Could you please let me know if you can attend …
- If you are available for a meeting on 12th December?
- I would appreciate it if you could please send me a brochure.
- If you could please reply within two days.
- Could you possibly arrange a meeting with the Logistics Manager?
- I would also like to know if there are any swimming pools in your area.
- Please let me know how much the tickets cost.
- I was wondering if you could come and see me sometime next week.
- Would you mind coming early to help me clear up the place?
- Do you think you could call Jerry for me?
- Can you call me/ get back to me asap? (as soon as possible)
Você pode terminar o e-mail com “Thank you for your patience and cooperation” ou “Thank you for your consideration” e então siga com, “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” e “I look forward to hearing from you”.
5- Closing expression
O último passo inclui um fechamento de "adeus" e seu nome. “Best regards”, “Sincerely”, e “Thank you” são bem profissionais. Evite usar “Best wishes” ou “Cheers” a não ser que você tenha uma amizade próxima do leitor. Finalmente, antes de enviar revise a ortografia confira a mensagem do e-mail para ter certeza que está perfeito!
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